たかが電話ですが、この電話対応が本当に厄介なんですよね・・。
社内で電話が鳴ると、まず誰が取るのかの問題が発生し、そして自分が取ったら取ったで、きちんと対応しなくてはいけません。
しかも周囲から電話内容はバッチリ聞かれているため、めちゃくちゃ緊張します。
上司に電話内容を伝えたら、聞かなくてはいけないことが聞けていなくて突っ込まれることもよくあることですね・・。
そんな経験をしていると、やがて電話を取るのも掛けるのも嫌になり、"電話恐怖症" に陥ってしまいます。
では、どのように電話恐怖症に立ち向かっていけばいいのでしょうか？対策をお伝えしていきますね！
Contents
電話恐怖症（着信恐怖症）とは？
まず、電話恐怖症とは、電話での会話が怖い、あるいは電話を取ること自体に恐怖を覚える症状のことです。
例え対面での会話は平気でも、相手の顔が見えない電話だと勝手が違います。声が震えたりして上手く話せないこともあります。
そして、電話の相手や周りの人に自分の電話の対応がおかしいと思われていないか？とても不安になります。
最近は携帯電話が広く使われているため、固定電話を使う機会は確実に減ってはきています。しかし、オフィスや仕事現場では固定電話がデフォルトです。
固定電話の場合、他の人の前で話すことが普通で、これが緊張の原因にもなり、電話の呼び出し音だけで恐怖を感じる人さえいます。
それでは電話が怖くなる原因をさらに詳しく探っていくことにします。
なぜ電話恐怖症になってしまうのか？原因はあるの？
固定電話に慣れていないのも一つの原因ですが、電話が怖くなるには他にも多くの原因があります。
結論から言えば、電話対応は仕事の一つだからです。
プライベートでは緊張しなくても、仕事となると電話に限らず少なからず緊張もしますよね・・。
スマホで電話するのとは違い、固定電話で求められているのは仕事力であって、遊びではないからです。それなりに高度な振る舞いをしなければいけないのです。
では電話に恐怖を覚える原因をこまかく見ていくことにします。
原因①：いきなり対応しなくてはいけないから
当然と言えば当然のことですが、電話の着信は突然やってきます(^_^;)
こちらが仕事していようが、食事をしていようが、関係なくいきなり呼び出されるのが電話です。
会社によっては「3コールまでに電話に出る」という決まりになっていたりするため、迅速な対応が求められています。
経験上、一番困るのが、時間に追われて仕事をやっている時にいきなり電話が掛かってくることです・・。
相手との信頼関係があるなら、「あとで掛け直します」なんて言えますが、多くはその場で対応しなくてはいけません。
この電話が意外と時間を消費し、仕事を増やす元になるので、最近では時間の空いている時に返信できるメール対応が増えてきていますよね。
原因②：周りから電話内容を聞かれて緊張するから
緊張しやすい性格の人は電話でも声が震えたり、焦ったりと、とにかく緊張します。
聞いていないようで周囲も電話内容を意外と聞いているもので、逆に聞きたくなくても電話内容は耳に入ってくるくらいです。
しかも会話中は社内の人も気を遣って静かにしてくれるため、かえって緊張することも・・。
電話内容が気になった社内の人から、「誰からの電話？」と聞かれることも多く、「そんなに気になるなら初めから電話に出てくれよ」と心で思ったり・・。
何より一番嫌なのが、上司からの小言です・・。
原因③：声が小さく元気がないと上司に指摘されたから
電話で緊張すると自然と声も小さくなる傾向があります。自信のない現れですね。
それを見逃さない上司は「もうちょっと元気よく電話対応できないのか？」とお決まり文句を言ってくるんです・・。
声が小さく元気がなかったのは本人が一番分かっていることです。そんな一度や二度元気がないからと被せるように言わなくてもいいのに・・。
さらに、何度も指摘してきてダメな社員だとレッテルを貼ってくる上司もいます。
別に指摘するのは構わないのですが、どうすれば改善するのか？のヒントも与えず、パワハラまがいのことをしてくる上司はどの職場にもいます。
特に、入ったばかりの新人を痛めつける行為は、人権侵害と言ってもいいでしょう。
「それだから、人が離れていくんだよ！この会社！」ブラックな会社になると、これが日常の風景です・・。
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原因④：名前や要件を聞きそびれ何度も電話をかけ直したことがあるから
上司宛てに電話が掛かってきて上司が不在の時は、意外と面倒な対応が待ち受けています。
上司が帰社し報告すると、「要件を詳しく聞いてないのか？」と怒られることもありますね・・。
先方が「また折り返します」と言っている時はいいのですが、伝言を頼まれた時は緊張感が高まる瞬間です。
もし間違った認識で伝言を伝えてしまった時には、上司の怒りは沸点に達します(^_^;)
再度相手方に電話しなければいけないこともあり、結構面倒なことになりかねません。だから電話は嫌なんですよ・・。
もう一度電話を掛け直すのはかなりの時間ロスになり、生産性のない仕事です。相手の名前や要件は聞き漏らさないようにしてくださいね！
原因⑤：活舌悪く、噛み噛みになるから
緊張するもう一つの要因が、電話の時に活舌悪く、噛んでしまうことです。
僕は元々饒舌ではないため、噛んでしまうことも多く、それが原因で上がってしまうことが多々あります。
電話応対は突然やってくるので、よく噛み噛みで周囲から笑われていました・・。
睡眠不足や疲労、ストレスが溜まると、高確率で活舌が悪くなるため、電話は極力取りたくはないし、掛けたくはないと思っています。
電話対応は人手不足の多くの職場では対応せざるを得ないことから、何らかの対策は必要になってきます。
次に、電話で緊張しないための対策をご紹介していきます。
電話で緊張しないために大切なこと
社会人の6割以上の人が電話に不安を感じていると言われています。
しかし、だからと言って何もしないままだと電話への恐怖を払拭できませんし、仕事になりません・・。
多くの人が電話対応が苦手だという前提で、できる対策を着実に進めていきましょう！
そもそも酷く緊張してしまい話すのが苦手な人は、こちらを参考に仕事探しをやってみてください ⇩
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自分だけのマニュアルを事前準備
新卒者用や社会人なりたての人のために、電話対応のマニュアルも世の中にはたくさんあります。
それを参考にしながら、自分だけのオリジナルマニュアルを事前に作っておくといいでしょう。
マニュアルと言っても自分専用なので、メモ調に走り書きのメモでも問題ありません。たったこれだけでも電話対応はスムーズにいきます。
必要な項目はピックアップしておくことで、緊張していても無難な電話対応ができるようになります。
一例ですが、以下のようなものを用意しておくだけでも緊張をほぐす手助けになりますよ。（※タップすると拡大します）
電話対応の数をこなす
電話対応マニュアルをいくつか見てみると、どれも似たり寄ったりだとわかります。電話対応はある程度の型が決まっているのです。
こう言われたら、こう返せばいいなど、電話の流れは基本的に同じなので、あとはそれを覚えているか覚えていないかだけです。
また、無理に覚えようとしなくても繰り返していくうちに自然と身に付いていきます。
最初はなかなか電話対応に戸惑うこともあると思いますが、誰でも最初は緊張して上手く引き継げなかったりするものです。
あなたが緊張して電話が怖くなっている原因の多くは、電話対応の頻度が少なく慣れていないだけだったりします。
何年も事務職をやっている人を一度観察してみてください。癖のように電話に対応できていることでしょう。
電話の着信が鳴ってから、「誰か早く出てくれないかなぁ・・」と考えるのではなく、電話の練習と思って積極的に電話に出てみてください。
最初は噛み噛みで上手く対応できないかもしれませんが、その経験を積み重ねることで電話への苦手意識は薄れていきますよ。
普段から社内で良い関係を築いておく
先ほどもお伝えしたように、電話に出る時は、社内のみんなが気を遣って静かにしてくれます。
しかし、その静けさゆえに、緊張してしまうこともしばしばありますよね・・。
そして周囲から電話の内容を聞かれることで、さらに緊張し、上手く喋れなかったり、上手く引き継げなかったりするわけです。
しかし普段から、社内で良い関係を築いていたら電話での緊張も緩和されます。
良い雰囲気の中で電話ができれば、それだけで緊張せずに本来の自分を出せて、リラックスして電話対応もできます。
「パワハラ上司がいるから・・」という人もめげずに、その上司以外の人と良い関係をつくっていくように心がけてみてくださいね。
電話の折り返しが気になって仕事にならない時の対策
電話対応は、ただ電話に出るだけではなく、一度掛けてきた先方から折り返し電話が掛かってくる場合も含まれます。
この "折り返し電話"がクセモノで、「いつ掛け直してくるんだよ・・」と気になって時間を無駄にすることにも繋がります。
また、せっかくかけた電話が繋がらないと何度もかける羽目に・・さらに再度折り返しの電話が気になります・・。
ここでは折り返しの電話が気になって仕方ない人のために、どう乗り切ったらいいのか？をお伝えしていきます。
対策①：電話対応中に何時頃折り返しがあるか確認する
例えば何かの問い合わせを業者さんにした時に、「詳しく調べて折り返します」と言われるケースがよくあります。
そのまま電話を切ってしまうと、いつ掛かってくるのか分からず、ずっとモヤモヤが残った状態で仕事をしなくてはいけなくなります。
その対策として、「いつ頃折り返しのお電話を頂けるか」を必ず確認するようにしてくださいね。
案件によっては数日かかる場合もあるかもしれません・・。ずっと電話を待つのは苦痛でしかありません。
業者さんから「今日間に合わない場合、明日掛け直します」と言われることもあるため、事前に確認しておく意味は大きいのです。
ちなみに、今日間に合わないかもしれないと言われた時は、ほとんどのケースで明日以降しか電話は掛かってきません(笑)
優先順位を付けて仕事は行われているので、急ぎ以外では無理な仕事はしないのが社会の暗黙のルールなんですよね。
対策②：電話のことは一旦忘れる
折り返しの電話のことばかりが気になり、仕事にならないようでは社会人として失格です。
仕事は同時進行で進めていかなくてはいけないため、一つのことに縛られていては全くもって仕事は進みません。
極度の緊張をする性格だった僕は、本当にこの折り返しの電話が嫌で、気になって気になって他の仕事に手がつけられない状態でした。
こんな状態が続いていくと結構病んでくるため、どうにかしないといけないといつも考えていました。
一番いいのは、スケジュールに書き込みをして一旦電話の折り返しがあることは忘れることです。
このメモを残しておくのはとても有効で、仕事のミスを防ぐばかりか、気になることを一旦置いて置けるメリットもあります。
とても仕事が立て込んでいる日はメモをしておいて、とにかく優先順位を付けて仕事を行うことが大切です。
恐ろしいことに、折り返しますと言っておきながら、そのまま忘れさられることもあります・・。人間なのでどうしても忘れること出てくるということですね。
対策③：同僚に電話の折り返し対応をお願いする
自分の仕事を他人に任せるのはあまり好ましいことではありませんが、自分のキャパを超えるようであれば仕方ありません。
同僚や部下にひと言電話があるかもしれないと伝えておくだけでもいいのです。
他の人と情報を共有することで気持ちが楽になり、スムーズに仕事が進むことにもなります。
ただし、もし折り返しの電話対応をお願いした場合は、必ず対応が終わったのか確認は忘れないようにしてくださいね。
そして、他の人にお願いしたということは、他の人が困っている時は進んで仕事を手伝うようにすることも大切です。
お互いフォローし合いながら仕事をすることで、とても良い関係性が築けますし、良いチームワークができれば仕事も苦ではなくなります。
このように、折り返しの電話が気になるのはあなただけはありません。
無理をせず着実に電話対応に慣れていってくださいね！
まとめ
社内の電話に多くの人が抵抗があると感じています。
電話対応は仕事の一つであり、緊張するのが当たり前だと思って、決まった流れに沿ってやっていくのがベストです。
マニュアルやメモを活用して、無理なく電話対応を身に付けていきましょう。
それでも電話に恐怖を覚え、緊張してしまう人は、あがり症に効果があるとされる市販薬 を試してみるのもありです。
仕事が楽にできるための自分に合う対策をやっていってくださいね(^^)